会议前期由F教授助理A与亚昂学术直接沟通,建立了本次会议的工作讨论组。助理A从亚昂学术的网站模板库中选中一款,并且提供了本次会议的基本信息,包括组委会名单、主办承办关系、收费标准、日程设置等。会议团队开始搭建本次会议的网站、微信公众号、邀请函,同时选用亚昂学术的投稿审稿注册系统,会议正式启动。本次会议的联系电话和邮箱由亚昂学术的会议秘书团队负责,监督邮箱和监督电话由教授助理A负责。亚昂会议秘书负责处理邮件电话咨询、接收投稿、分配审稿、发布通知、准备会议材料、编辑摘要集\论文集、发布会议日程,与会场酒店沟通会议细节等。
会前,亚昂学术定期向F教授及团队汇报参会注册情况和大会收支等数据,开展各项工作前征求F教授的意见,给出亚昂学术得优化方案,使得会议始终在会议主办方的预想和监督下下筹备进行。
会议现场管理由亚昂学术的秘书团队进行,包括物料制作、会场布置、会议设备调试、与会签到、资料发放、现场答疑、会场巡视、用餐协调等等,确保了会议顺利进行。
会后,亚昂学术向F教授团队整理、提交了会议总结报告、财务报告、所有会议数据等。亚昂秘书团队工作持续到会后2个月直至所有的会议工作完全结束。本次会议的日常工作全部由亚昂学术执行,确保了专业性又极大的减轻了F教授团队举办本次会议的时间人力成本。
亚昂学术根据学术会议投稿审稿的特点,自主开发了集合投稿、审稿、注册、缴费功能一体的中英文会议系统,日常操作由学术会议秘书完成,如处理投稿、接受咨询、协助分配审稿、发布通知、检查注册缴费信息等,甲方可以通过后台管理权限了解和监督流程,随时把控会议进程。
除传统会议网站和会议通知外,征对手机用户众多的时代特点,亚昂学术开发了会议的微站、APP、微信公众号、H5邀请函等,通过多种渠道展示会议,扩大会议的知名度,达到更好的会议宣传效果。
会议现场通过扫描二维码签到、打印胸牌、就餐、设置进入会场权限,高效便捷,数据及时更新,方便主办方随时掌握会议情况,同时也提升参会体验。